Office Coordinator

För AFRYs räkning i Karlstad söker ISS en Office Coordinator.

ISS Facility Services söker en positiv och engagerad medarbetare som är villig att ge det lilla extra varje dag. Du kommer vara kundens representant både gentemot kontorets medarbetare och externa kunder.  

Som Office Coordinator arbetar du inom ett brett område med väldigt varierande arbetsuppgifter. Du ansvarar för att se till att kontorets tjänsteleverans fungerar smidigt och att skapa en trivsam och väl fungerande arbetsplats för såväl medarbetare som besökare

I arbetsuppgifterna ingår bland annat:

• Samordna, administrera och koordinera verksamhetsförändringar, ex ommöblering, internflytt/projekt och liknande
• Ansvara för säkerhetsrutiner, larm och beställning av behörighetskort samt medverka vid skyddsonder
• Vara single point of contact för kunden och säkerställa hög kundnöjdhet
• Kontakt med externa leverantörer och samarbetspartners exempelvis fastighetsskötare och säkerhetsbolag
• Arbeta med administrativa uppgifter exempelvis fakturahantering
• Post- och pakethantering
• Hantera konferensbokningar samt iordningställa konferensrum internt
• Hantera catering och event
• Rondera allmänna ytor
• Hantera felanmälningar och självständigt utföra enklare handyman-arbeten på kontoret
• Tätt samarbete med vaktmästeri och lokalvård för att säkerställa en hög standard i lokalerna.
• Säkerställa att AV-utrustning och tekniska lösningar fungerar korrekt
• Övriga administrativa arbetsuppgifter

Din profil

I rollen som Office Coordinator är det du som driver ditt arbete framåt och det är viktigt att du känner dig bekväm i att fatta beslut inom givna ramar samt att du är lösningsorienterad. Rollen ställer även stora krav på självständighet, integritet och initiativtagande.

Vi söker dig som

• Har som lägst gymnasieutbildning
• Har erfarenhet från servicebranschen, gärna från liknande roller
• Har en hög servicenivå och drivs av god service
• Behärskar svenska och engelska i tal och skrift
• Goda kunskaper i Officepaketet
• B-körkort

Det är viktigt att du uppskattar ett omväxlande arbete, är strukturerad och har vana i att arbeta med rutiner och processer då arbetar inom en dynamisk verksamhet. Det kommer krävas att du har en god överblick över ditt serviceområde och bidrar med förbättringar hos kund. Vidare ser vi att du är kommunikativ och har förmågan att bygga och bibehålla goda relationer.

Vi erbjuder
ISS storlek och breda tjänsteutbud bidrar till att det finns goda utvecklingsmöjligheter såväl nationellt som globalt. Vårt fokus ligger i att ta hand om och utveckla våra medarbetare, för vi tror på att ”People make places”. ISS erbjuder bland annat utbildningar och talangprogram – allt för att du ska engageras och utvecklas på jobbet.

Vi värderar mångfald och inkludering högt. Hos ISS är alla människor lika mycket värda och har samma rättigheter och möjligheter. Våra medarbetare speglar samhällets mångfald, vilket både är en konkurrensfördel och en tillgång i vårt långsiktiga hållbara arbete. Vår inkluderande företagskultur stärker våra medarbetare, gör oss mer kreativa och produktiva samt skapar en attraktivare arbetsplats.

ISS värderingar, som är fundamentala i hur vi arbetar, är kvalitet, ansvar, ärlighet, entreprenörskap och gemenskap. Därför är det viktigt att du känner att du står för ett arbetssätt och ett förhållningssätt som är i enlighet med dessa.

Anställningens omfattning

Tjänsten är en tillsvidareanställning om heltid med 6 mån provanställning. Arbetstiden är för närvarande förlagd 07:30-16:30, vardagar, med en timmes rast.

Urvalet sker löpande vilket innebär att tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum.

Vid frågor om tjänsten, kontakta Service Manager Björn Arnoldsson på [email protected]

Observera! Vi tar ej emot ansökningar via mail utan enbart via vårt rekryteringssystem. Ansökningar som skickas på annat sätt kommer inte att kunna besvaras eller hanteras för den här rekryteringen.

Varmt välkommen med din ansökan!