Office Coordinator

För AFRYs räkning i Umeå söker ISS en positiv och engagerad medarbetare som drivs av att ge det lilla extra varje dag.

I rollen blir du vår kunds ansikte utåt och har därmed en mycket viktig uppgift i att skapa en välkomnande serviceatmosfär och ett professionellt mottagande. Som Office Coordinator arbetar du inom ett brett område med varierande arbetsuppgifter.

Exempel på arbetsuppgifter som ingår i din roll:

• Att på ett serviceinriktat sätt välkomna, informera och vägleda besökare på arbetsplatsen
• Introducera nya medarbetare till arbetsplatsen
• Hantera passerkort, behörigheter, medverkan vid skyddsronder, hantering av incidentrapportering etc
• Projektleda personal- och kundaktiviteter
• Samordna verksamhetsförändringar, ex ommöblering, internflytt och liknande
• Kommunikation internt och externt. Du behöver kunna arbeta i Office365, ha erfarenhet av att arbeta i samtliga officeprogram, inklusive SWAY och PowerPoint.
• Leverantörsfakturahantering
• Post- och pakethantering
• Boka och iordningställa konferensrum internt
• Enklare frukostservering på kontoret
• Hantera felanmälningar och andra kontorsrelaterade ärenden
• Kommunikation med lokalvårdare, leverantörer etc
• Övriga administrativa arbetsuppgifter

Uppdraget bedrivs inom ramen för en integrerad servicelösning där du utöver ditt ansvarsområde förväntas vara behjälplig inom andra områden inom verksamhetsservice.

Din profil

I rollen som Office Coordinator är det du som driver ditt arbete framåt och det är viktigt att du känner dig bekväm i att fatta beslut inom givna ramar samt att du är lösningsorienterad till din natur. Rollen ställer även stora krav på självständighet, integritet och initiativtagande.

Vi söker dig som är serviceinriktad, ansvarsfull och prestigelös. Du tar ansvar för hela ditt arbete och uppskattar att arbetet är varierande och omväxlande med ett stort mått av förändring. Både AFRY och ISS är dynamiska arbetsplatser och därför är det viktigt att du kan hantera arbete i förändring.

Goda kunskaper i Office 365 är ett grundkrav och du bör ha erfarenhet av att arbeta i den miljön sen tidigare.

Du trivs i rollen som företagsrepresentant och delar ISS vilja att leverera service i världsklass samt delar våra värderingar ärlighet, entreprenörskap, ansvar och kvalitet. Det innebär att du har en hög servicenivå, god överblick över ditt serviceområde och bidrar med förslag till förbättringar hos kunden. Vi ser att du har flerårig erfarenhet av liknande arbetsuppgifter inom service och att du har som lägst gymnasieutbildning. Du behärskar både svenska och engelska väl i tal och skrift och har goda IT-kunskaper. Du behöver ha B-körkort. Vi ser också att du har goda organisatoriska egenskaper och uppskattar arbete med rutiner och processer. Du trivs med att fatta egna beslut och flexibilitet är a och o. 

Vad vi erbjuder

Vi erbjuder en varierande och spännande roll där ditt arbete kommer vara en viktig del i att nå ISS och kundens mål.

ISS är en global organisation med stort fokus på utveckling för såväl medarbetare som för kunden. Inom ISS organisation finns goda möjligheter till utveckling inom varierande områden.

Anställningens omfattning

Tjänsten är en tillsvidareanställning på ISS med tillämpning av sex månaders provanställning. Anställningens omfattning är 75%. Arbetstiden är förlagd till dagtid. Placeringsort är Umeå med tillträde snarast enligt överenskommelse.  

Eftersom vi jobbar med ett löpande urval ber vi dig skicka in din ansökan så snart som möjligt.

Vid frågor om tjänsten, kontakta Björn Arnoldsson på [email protected]

Observera! Vi tar ej emot ansökningar via mail utan enbart via vårt rekryteringssystem. Du ansöker genom att gå in på vår hemsida www.se.issworld.com/sv-se/karriar/din-karriar-pa-iss/sok-jobb och registrera ditt CV. Ansökningar som skickas på annat sätt kommer inte att kunna besvaras eller hanteras för den här rekryteringen.

Varmt välkommen med din ansökan!