Office Coordinator

ISS Facility Services söker en positiv och engagerad servicemedarbetare/receptionist som vill ta nästa steg i karriären som Office Coordinator. Rollen innebär ett stort eget ansvar där du blir kundens ansikte utåt och spelar en viktig roll för att skapa en välkomnande och funktionell arbetsmiljö. Vi söker dig som brinner för service, har en positiv inställning och trivs med att arbeta både självständigt och i team.

Som Office Coordinator arbetar du på två av våra kunds kontor i Solna och Liljeholmen (tre dagar i Liljeholmen, två dagar i Solna). Du är en viktig del av vårt team och kommer att ansvara för att kontorets dagliga tjänsteleverans fungerar smidigt. Din uppgift är att säkerställa en trivsam arbetsplats för både medarbetare och besökare genom professionellt bemötande och effektiva arbetsrutiner.

Exempel på arbetsuppgifter:

• Delta i flytten av kontoret i Liljeholmen (Q1) och bidra till att påverka processen.
• Bemanna receptionen i Solna (upp till 50% av arbetstiden).
• Daglig kontakt och relation med alla medarbetare på kontoren.
• Ansvara för säkerhetsrutiner, larm och beställning av behörighetskort.
• Utföra rondering av allmänna ytor.
• Kontakt med externa leverantörer och samarbetspartners som fastighetsskötare och säkerhetsbolag.
• Koordinera och administrera mindre projekt och förbättringsåtgärder på kontoret.
• Hantera konferensbokningar, catering, och andra beställningar.
• Vara single point of contact för kunden och säkerställa hög kundnöjdhet.
• Arbeta med administrativa uppgifter som fakturahantering, tidrapportering och analys av kundundersökningar.
• Tätt samarbete med vaktmästeri och lokalvård för att säkerställa en hög standard på kontorslokalerna.
• Hantera felanmälningar, säkerhetsfrågor och förbättringsförslag.
• Självständigt utföra enklare handyman-arbeten på kontoret i Liljeholmen där vaktmästare inte finns på plats.
• Säkerställa att AV-utrustning och tekniska lösningar fungerar korrekt.

Du erbjuds en spännande och utvecklande roll i ett omväxlande arbetsklimat. Du kommer att ha möjlighet att påverka och förbättra arbetsmiljön för både kunder och medarbetare. Vi har ett nära samarbete inom teamet och värdesätter öppen kommunikation och support mellan kollegor.

Placeringsort är Solna och Liljeholmen, och vi erbjuder en flexibel arbetsmiljö där samarbete och stöttning är centralt.

Din profil: För att trivas i rollen behöver du vara en självgående och flexibel person som har lätt för att samarbeta och skapa goda relationer. Du är en serviceinriktad person med hög arbetsmoral och trivs i en omväxlande arbetsmiljö. Du har en stark känsla för detaljer och en positiv inställning som smittar av sig på både kunder och kollegor. Du är organiserad, ansvarstagande och van vid att hantera flera arbetsuppgifter samtidigt.

Vidare ser vi att du:

• Har erfarenhet från servicebranschen och gärna från liknande roller inom kontorsservice eller reception.
• Är kommunikativ och har förmågan att skapa goda relationer.
• Är en lösningsorienterad och ansvarsfull person som är noggrann, prestigelös och strukturerad i ditt arbete.
• Är flexibel och trivs i en dynamisk arbetsmiljö där ingen dag är den andra lik.
• Flytande svenska och engelska i tal och skrift
• Kunnig inom Officepaketet (Outlook, Word, Excel, Teams)

Vi erbjuder:

Du kommer att arbeta nära kompetenta medarbetare som du får stort utbyte av, då vi värnar om att hjälpa och utveckla varandra. ISS storlek och breda tjänsteutbud bidrar till att det finns goda utvecklingsmöjligheter såväl nationellt som globalt. Vårt fokus ligger i att ta hand om och utveckla våra medarbetare, för vi tror på att ”People make places”. ISS erbjuder bland annat utbildningar och talangprogram – allt för att du ska engageras och utvecklas på jobbet.

Vi värderar mångfald och inkludering högt. Hos ISS är alla människor lika mycket värda och har samma rättigheter och möjligheter. Våra medarbetare speglar samhällets mångfald, vilket både är en konkurrensfördel och en tillgång i vårt långsiktiga hållbara arbete. Vår inkluderande företagskultur stärker våra medarbetare, gör oss mer kreativa och produktiva samt skapar en attraktivare arbetsplats.

ISS värderingar, som är fundamentala i hur vi arbetar, är kvalitet, ansvar, ärlighet, entreprenörskap och gemenskap. Därför är det viktigt att du känner att du står för ett arbetssätt och ett förhållningssätt som är i enlighet med dessa.

Anställningens omfattning

Tillsvidaretjänst på 100% med 6 mån provanställning. Start snarast efter överenskommelse. Rullande arbetstid mellan 07.30-17.00 måndag till fredag. 

Löpande rekrytering vilket innebär att tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum 2024-12-20.

Vid frågor om tjänsten, kontakta Therese Andersson, Service manager, 073-436 01 95.

Observera, vi tar endast emot ansökningar via vårt rekryteringssystem. Välkommen att ansöka genom att gå in på vår hemsida: www.issworld.com/jobbahososs/se och registrera ditt personliga brev och CV. Ansökningar som skickas på annat sätt kommer inte kunna hanteras.